作業の効率化ができるツールにはどんなものがある？
働き方改革やリモートワークの導入により、PCでの作業が必須である中、効率化をしていかないと今後の企業が成長しません。
ツールをうまく使いこなして作業時間を短縮すれば、両者にとってたくさんのメリットがあります。
本記事では始めやすいツールを3つを紹介します。
ビジネスチャットツール
社内外でチャットや、業務管理を円滑に行うツールです。
大切な情報のやり取りも、セキュリティー機能があるので、安全に業務を行うことができます。
メリットとして、お互いの情報共有がスムーズに行われるため、素早く業務遂行が可能です。
名刺管理ツール
今まで、紙で交換していた名刺をデータ化して、手作業で管理していたものを、PCで一括で管理できるものです。
さまざまな名刺をまとめてキレイに整理し、情報や連絡先の検索をスピーディに行うことができるツールです。
タスク・プロジェクト管理ツール
現在進行中のプロジェクトをわかりやすく管理できるツールです。
共同で行っている仕事や、管理する人にも、ひと目見てわかりやすくなるため作業の見える化ができるようになります。
それにより、プロジェクトが止まっていたりうまく進んでいないときに、対策と行動がすぐにできるようになります。
ツールを使いこなすと得られるメリット
これらのツールを使いこなせると、さまざまなメリットがあります。
ここでは3つのメリットを紹介していきます。
コスト削減になる
今まで、時間をかけて行ってきた事がツールを使うことによって、大きく時間短縮になります。
そのため、業務も余裕をもって行うことができ、新しい仕事を導入する事もできるようになるでしょう。
ストレスが少なくなる
時間をかけて行っていた仕事が短縮されれば、当然ストレスも少なくなります。
組織で働いていれば、同僚、上司とも連携をとらなければ仕事もうまく進みません。
ツールのお陰で仕事もスムーズにいけば、社内の評価も上り余計なストレスもなくなり、後々は給料アップにつながることもあります。
今までのストレスが、やる気やモチベーションにも変わります。
無駄な残業がなくなる
ツールのお陰で仕事の効率化ができれば、無駄な仕事をする必要がありません。
定時で上がれることも可能になるため自分のプライベートな時間もできますし、今後、仕事のステップアップのために、勉強などもできます。
自分に最適な効率化するツールを選ぶには？
ツールが便利と言っても、無暗に導入するのはおすすめしません。
そこで、自分に最適なツールを導入する方法を紹介します。
自分の業務に必要なものか？
効率化が見込まれるためのツールですが、自分の業務に関係ないものを導入するのはやめましょう。
導入のポイントとしては、
- 直感的に使いやすい
- 人に説明しやすい
- サポートや使い方の情報が多いものを使用する
などが挙げられます。
他の人にも使いやすいか？
自分一人で使用するものならいいですが、多くの人（社内外共に）と共有するものであれば、使いやすいものを導入しましょう。
簡単なことや難しいことも、相手にしっかり説明できなければ、余計なストレスを抱えてしまったり、多くの時間を無駄にしてしまいます。
それでは本末転倒になってしまうため、はじめの導入は慎重に行いましょう。
おすすめ作業効率化ツール５選
ChatWork（ビジネスチャットツール）
シンプルで直感的に使えるチャットツールです。
誰からの発言か一目でわかるようになっており、ファイルの転送写真は圧縮無しで転送できます。
口頭のコミュニケーションのようなやり取りができるのが特徴です。
Zoom（ビジネスチャットツール）
リモートワークが多くの企業で導入されたことで有名になったチャットツールです。
大きな特徴としては、大人数の同時接続でも、通信環境に左右されず安定していることでしょう。会議録画が簡単で、かつ無料でできます。
リモートワークに便利なツールと連携することも可能です。
Sansan(名刺管理ツール）
名刺を保管するときに、顧客情報や社内情報などを関連付けして、データベース化することができるツールです。
今まで営業マン一人ひとりが管理していた顧客情報を、集中管理できるようになります。
Camcard（名刺管理ツール）
名刺の情報をすぐにデータ化できるツールです。
撮影後、名刺情報をすぐに活用でき、言語も日本だけでなく１７カ国の言語に対応しておりグローバル展開の企業には必須ツールです。
Backlog（タスク・プロジェクト管理ツール）
開発やデザイン、マーケティングなど、各業務ごとにプロジェクト作成ができるツールです。
全体のプロジェクト状況が分かるため、課題、問題点、進捗度などリアルタイムで見れます。
まとめ
本記事では、PC作業における作業が効率化できる、始めやすい３種類のツールについて紹介しました。
- ビジネスチャットツール
- 名刺管理ツール
- タスク・プロジェクト管理ツール
今まで時間がかかっていたり、管理が面倒だった作業も、ツールの導入によって大幅に改善されると思います。
自分の業務や会社に合ったツールを導入して、効率化アップを図ってみるのはいかがでしょうか。
