メール業務に費やすのは1日平均2.5時間？？
日本で唯一のビジネスメール教育に特化した専門の団体である、一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2021」によると、1日のメール処理時間は、平均で2時間30分ということが分かっています。つまりメール業務だけで勤務時間の4分の1を費やしているということになり、効率的とはいえません。
また、1日に1回以上メールをチェックする人は99.49％と、ほぼ100％に近い人たちがメール業務に関わっていることになります。
メール業務の4つの問題点
メールソフトは、パソコンが1台でもあればコミュニケーションがとれる便利なツールです。今の時代、メール業務からは切っても切れない必須ツールともいえます。
一方で、メール業務に携わっている人の約50％がストレスに感じているというデータもあります。そこで、メール業務の問題点を洗い出してみます。
受信数が多い
取引先の問い合わせや、社内チームの打合せといった重要な営業メールから、「かしこまりました。」「ありがとうございます。」といった何気ない会話までの幅広い内容をメールでやり取りしています。
しかし、メールを1通読むのに平均で1分24秒かかるとされていますので、仮に何気ない内容のメールにも1分24秒かかるとすると、積み重ねる毎にストレスといった心理的負担をかけることになります。
よって全体的に作業能率が下がってしまいます。
返信に時間がかかる
相手のメールの返信に「不快」に感じる人の内容が「質問に答えていない」が45.33％と、約半分が相手の質問の意図を汲み取れていないことが分かります。
これは、テキストコミュニケーションがいかに難しいかを示唆しています。
つまり、しっかりと相手の意図を汲み取り、的確に意思を伝えるために多大な労力と時間を費やすことになるわけです。
一目では分かりにくい
大半のメールソフトのトップ画面は、「件名・送信者・受信日」で構成されていると思います。そのため、開封しないと内容が確認できません。
また、後から必要な情報が記載されたメールを探そうとした場合、引用文を使ってやり取りされた内容だと複雑なうえ、確認に手間がかかります。
チームでの情報共有が非効率
チームで必要なメールを共有したいときは、チーム全員のメールアドレスを知っておく必要があります。メーリングリストを使って効率化はできますが、それでも宛先を設定する手間が発生します。
さらに、添付ファイルの送信データ容量が2MB程度が「マナー」とされている以上、添付するファイルにも制限がかかりますし、オンラインストレージなどを介す手間を考えると非効率です。
メール業務を効果的に管理する3つの方法
メール業務での問題点は把握できたと思います。
傾向を分析してみると人の心理的な負担の割合を占めているのがわかると思います。
では、心理的負担を取り除く方法を3つ紹介します。
メールのチェック時間を決める
ストレスフルな状態になると、全体的に作業能率が下がると話しました。実は、メールチェックの回数が多いほど、ストレスが溜まることが分かっています。
これを指摘したのは、ブリティッシュコロンビア大学のエリザベス・ダン博士らの論文で、メールチェックの回数が多い人よりも少ない人の方が、ストレスも少ないことが明らかになりました。
具体的には、週の水曜日だけは16時にまとめてチェックするなど、徐々に習慣化し広げていくことをオススメします。
シングルタッチ・ルール
この方法は、一度でもメールに目を通したなら「必ず」アーカイブするか、削除するかのどちらかを選択するというものです。ハーバード・ビジネス・レビューによると、返信の必要がないメールは62％もあると言われており、これらのメールは一括処理が可能であることを意味しています。
緊急性の高いメールに関しては即時レスポンスを行い、後でもいいメールは「後でやるリスト」にアーカイブします。それ以外は削除するといった方法をとれば、生産性が向上します。
話す機会を設ける
テキストコミュニケーションは難しいという話をしましたが、理由としてはテキストでは表現できない非言語情報、つまりニュアンスを伝えることが難しいからです。
この問題への対処法として有効なのは、実際に会ってコミュニケーションをとることで、これにより負担軽減に改善が見られます。また、心理的にもわざわざメールに頼る必要性がなくなります。
今の時代はWEB会議で話し合うこともできますので、顔を合わせて話し合うことで、メールでは対処できなかった細かい部分まで伝えることが可能となります。
メール業務を効率化するおすすめツール
テレワーク導入によってますます増え続けるメール業務ですが、いくら効果的に管理したとしても全てにおいて対応できるわけではありません。
そこで、さまざまなニーズに対応したツールの利用が必須となるわけです。
ここでは、おすすめツール3つを紹介します。
yaritori
Onebox株式会社が提供するカスタマーサポートに特化したメールツールです。
チーム内で可視化される顧客メールのステータス管理や、顧客情報の一元管理、対応履歴を共有できたりします。また、チャットやメッセージアプリにも連携できるといった特徴があります。
Zendesk Support
Onebox株式会社が提供するカスタマーサポートに特化したメールツールです。
チーム内で可視化される顧客メールのステータス管理や、顧客情報の一元管理、対応履歴を共有できたりします。また、チャットやメッセージアプリにも連携できるといった特徴があります。
WEBCAS mailcenter
創業から約20周年の株式会社WOW WORLDが提供するメール配信のためのツールです。
高度なセキュリティを持ち、さらに丁寧なサポートを兼ね備えていることから、大手企業や官公庁に選ばれています。メールだけでなく、SNSやLINEでの配信にも対応しているといった柔軟なシステムを持っています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
冒頭で話した1日に2.5時間を費やすメール業務ですが、見てわかる通り日々のルーティーン業務の中でも数値化しやすく、効率化しやすい業務です。
心理的影響や、物理的対処時間の数値を見ても改善の積み重ねがメール業務の効率化の一歩になるのではないでしょうか。
今回紹介した3つの方法や、効率化ツールを最低一つだけでも取り入れられれば今以上の生産性が見込めるはずです。
ですが、人は現状維持バイアスによって急な変化を嫌う生き物です。まずは小さな改善から始めて、習慣化することをオススメします。
本記事を最後までご覧いただきありがとうございます。
