業務効率化ツールは自作できる？選び方やおすすめツールは？

生産性向上のためには、業務を効率化する必要があります。業務を効率化する方法はさまざまあり、労働時間や労働者を増やしたりする会社もあるでしょう。しかし、実際のところ以下のような問題がでてきます。

「これ以上労働時間を増やすと働きすぎになる」

「労働者を増やしてしまうとコストがかかり赤字になってしまう」

そこで今回は、労働時間や労働者を増やさなくても、業務効率化ができるツールを11選ご紹介します。

スポンサーリンク

業務を効率化できるツールとは？

業務を効率化できる業務効率化ツールって何？

業務効率化ツールとは、ITを活用し企業の事業効率化をはかるツールを指します。

現在リモートワークなどの働き方が広がっている中で業務効率化ツールなどの需要が高まってきており、会社に行かなくても、人とのコミュニケーションや業務を問題なく遂行できるといった利点があります。

また生産効率の向上や作業時間の短縮など、業務を効率化してくれるツールは、企業にとってかかせないものとなっています。

業務効率化ツールの選び方

業務効率化ツールを導入する際は、以下の選び方をしましょう。

求めている機能が備わっているか

必要な機能が何かを明確にし、その機能がシンプルかつ簡単に使用できるかどうかを確認しましょう。

使いこなせるものか

ツールによっては、使用方法が複雑なものもあります。

複雑なものだと、マニュアルや研修が必要になり時間や人材などのコストが増えてしまいます。従業員のITレベルや利用目的に合わせたツールを選びましょう。

最初はリスクを少なくスタート

有料ツールや課金制のツールなどもありますが、最初は無料ツールから導入することをおすすめします。実際に使用してみると、不具合やサポート体制が不十分で使用してみないとわからないこともでてきます。

最初はリスクを減らし、無料でお試しできるツールなどを選びましょう。

業務効率化ツールのメリット

コスト削減

書面上での業務が電子システム上で可能になり、いわゆるペーパーレス化が可能になります。そのため紙代やインク代などの大幅なコスト削減になります。

また電子システムでは、資料などを一斉送信することができるので、資料の印刷、配布などの時間削減にも繋がります。

人手不足などの企業も多いようですが、事務作業をシステム化することで人手を確保することなく作業が可能になります。

人的ミスの軽減

どんなに注意をしていても、入力ミス、聞き間違い、見間違いなどさまざまな人的ミスがでてきてしまいます。

ミスを減らすために、二重確認などを行っている企業もあるようですが、作業を手作業でするのではなくツールを使いシステム化することで、人的ミスの軽減に繋がります。

さらに、二重確認などの時間もカットされるので、入力ミスが減らない、修正に時間を取られているなどといった問題も解決してくれるでしょう。

業務時間の短縮

業務効率化ツールを取り入れることで、上述した資料の印刷や配布などの時間短縮や、人的ミスが減ることによる修正時間の必要がカットされるなど、業務時間の短縮にもなります。

同じ作業でも業務時間の短縮になれば、従業員や会社への負担も軽減され、生産性の向上にも繋がります。

またクライアントへの資料提出や確認もスピーディーにできることから、クライアントの信頼を得られ良好な関係を築くことができます。

業務効率化ツールは自作できる？

求めている業務効率化ツールがない場合などには自作することも可能です。しかし、それにはプログラミングなどの知識と作成するまでの時間がかかります。

中小企業から大企業の場合では、システムなども複雑になります。もし業務効率化ツールを作成したい場合は、多少の費用はかかってしまいますが、専門家の方にお願いしたほうがいいでしょう。

自作する際は

• どういった作業をシステム化したいのか
• 作成していく段階をイメージする
• 最初は手順が少ない作業から徐々に複雑な作業へ

をおさえておくと良いでしょう。

ただ曖昧に業務効率化ツールを作成しても思っていたより難しかったり、どうしたらいいかわからなくなってしまったり、どこかで作業が止まってしまう可能性があります。

そうなってしまうと、やる気やモチベーションが下がってしまい、途中で作成をやめてしまうなどといったことに繋がってしまいます。作業が少しでも無駄にならないようにするためには、最初にきちんと設計することが大事になります。

おすすめの業務効率化ツール

業務効率化ツールにも目的によってさまざまな種類があります。

コミュニケーションツールであれば

• Slack（スラック）
• Chatwork（チャットワーク）
• Zoom（ズーム）

業務管理ツールであれば

• Trello（トレロ）
• Googleカレンダー

バックオフィス管理ツールであれば

• ・HRMOS勤怠（ハーモス勤怠）
• ・SmartHR（スマートエイチアール）
• ・misoca（ミソカ）
• ・freee（フリー）

名刺管理ツールであれば

• Sansan（サンサン）
• Eight（エイト）

などが挙げられます。

有料ツールや無料ツールなど、業務効率化ツールは多種多様に及びます。使い勝手や口コミなどを参考に、使用するツールを選んでみましょう。

まとめ

業務効率化ツールについて詳しく解説をしてきました。

コロナによる影響で、リモートワークが主流になり働き方改革の浸透によって、業務効率化ツールの需要はこれからも増加傾向になっていくでしょう。

業務効率化ツールは日々新しく更新され、使い勝手も良くなってきています。手作業でしか行えなかった業務が、ツールを活用することで時間やコストのカットに繋がります。

従業員や企業にとってもメリットがたくさんあるので、業務効率化ツールの導入を検討している企業の方などはぜひ参考にしてみてください。