日々の業務の中で作業に追われて時間の足りない方も多いでしょう。業務を効率よくこなしていくためには、便利なツールは不可欠です。今回は個人で使える、仕事効率化に役立つツールを紹介します。
バックオフィスツール
経理や総務、一般事務に役立つバックオフィスツールを紹介します。
Googleスプレッドシート
GoogleスプレッドシートはExcelの代わりになる表計算ツールです。ファイルはクラウド上に保管されており、複数人で同時に確認・編集ができます。リアルタイムで作業状況がわかるのも大きなメリットです。もちろん、表計算ツールとしての基本機能もおさえられていて、作業性も問題ありません。また、自動保存機能がついているので、安心して作業を行えます。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Wordの代わりになる文書作成ツールです。GoogleドキュメントもGoogleスプレッドシートと同様に、クラウド上に保管される自動保存機能がついていて、文書作成ツールとしての基本機能もおさえられています。
Googleドキュメント、Googleスプレッドシートのどちらも無料で使用できるのでおすすめです。
Googleカレンダー
Googleカレンダーはスケジュール管理ツールです。スマホなどからもアクセスでき、タスクを管理できます。おすすめの使い方は、仕事用のGoogleアカウントとプライベート用のGoogleアカウントを紐づけして管理する方法です。それぞれGoogleカレンダーに予定を入力し、2つのアカウントを紐付けすることによって一元管理できるようになり、ダブルブッキングを避けられ、予定を整理しやすくなります。
オンラインストレージツール
次は、インターネット上にデータを保管できるオンラインストレージ(倉庫)サービスを紹介します。
Dropbox
Dropboxはオンライン上に文章や画像、動画などのデータを保管できるツールです。オンライン上に保管できるので、パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスできます。仲間とのデータ共有も簡単にでき、間違って削除してしまったデータも復元することが可能です。2GBまでは無料で使用できます。
Evernote
Evernoteは画像やテキスト、リンクなどを管理できるツールです。こちらもスマホやタブレットからも利用可能です。データをカテゴリ別に分けることもでき、様々なシーンで活用できます。複数の情報をまとめておけるので、データ管理ツールとしても活用できます。
Gyazo
Gyazoは撮影したパソコン画面をURL化して、保存・共有できるツールです。リモートワークで文章や口頭での説明が難しい時に役に立ちます。使い方も簡単で、画像を撮影したらURLを貼り付けるだけで共有できます。無料でも問題なく使えますが、月額490円の有料版なら画像編集やパスワード設定ができるようになります。
ショートカットツール
次に、ショートカットツールについて紹介します。普段からよく使う機能や文章を登録しておけば、時短につながります。
単語登録、ショートカットキー
メールで使う定型文や住所、メールアドレスなどを、単語登録しておけばすぐに入力ができるようになり便利です。よく使う単語や記号も登録しておけば、文章入力の効率化につながります。
またショートカットキーも一緒に活用することで、キーボードだけでできる作業が増えて作業時間を短縮できます。
ふせん機能
メモをデスクトップに残しておける機能です。仕事の予定や忘れてはいけないことなどを残しておけます。太字にしたり文字色も変更できるので、優先度の高いものがわかりやすくなります。
コミュニケーションツール
最後に、顧客や仕事仲間との連絡に使えるコミュニケーションツールを紹介します。
Zoom
Zoomはビデオ会議ツールです。映像や音声も問題なく使え、初心者でも操作がわかりやすく、スマホからでもアクセスできます。会議のための移動時間や費用が掛からないので、おすすめのツールです。100人までなら、40分間までは無料で使用できます。
Chatwork、Slack
ChatworkとSlackはビジネスチャットツールです。チャット形式のコミュニケーションで、メールや電話よりも手軽に連絡を取れる点がおすすめです。一度送ったメッセージでも後から編集できます。ファイルの添付、リンクや引用などの機能も使えます。スマホからも使用できるので、外出時にも確認や返信ができます。
まとめ
今回の記事では、個人で使える仕事効率化ツールについて紹介してきました。基本的には無料で使えるものばかりです。
導入や使い方を覚えるのが面倒だと感じてしまいがちですが、一度使い始めればどれも便利で効率化につながるツールばかりです。操作に慣れてきたら、より効率的な活用方法があるか探してみましょう。
ツールを用いて作業の効率化をおこない、時間の余裕と気持ちの余裕を作っていきましょう。
【参考記事】
