業務効率化のタイプとタイプごとの業務効率化ツールを紹介！

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業務効率化のタイプ

まず初めに、業務効率化とは具体的にどのような効率化が考えられるのかを解説します。業務効率化とは、大きく「業務の自動化」「業務のデジタル化」「業務の見える化」の3つのタイプに分類されます。以下ではそれぞれの特徴について簡単に解説します。

業務の自動化

1つ目は「業務の自動化」についてです。普段、あなたは仕事中に「資料登録やデータ入力の時間を無くしたい」と思ったことありませんか？例えば、RPA(Robotic Process Automation)と呼ばれるシステムを活用することで、これまでルーチンワークとしてきた作業を自動化することが可能になります。

結果的にこれまで対応してきた時間分のリソースが確保されることになるため、代わりに他の業務に充てるといった生産性向上の期待が見込めます。

業務のデジタル化

2つ目は「業務のデジタル化」についてです。ここでいうデジタル化とは、これまで直接「人の手」や「対面」で行われてきた業務などをデジタル技術に置き換えて効率化することを指しています。例えば、連絡手段をメールやチャットに変更する、会議形式を対面からオンライン会議に変更する、などが挙げられます。

これにより、「出勤や会社内での移動時間の削減」や「各種手続きのスムーズ化」といった生産性向上につなげることが可能です。

業務の見える化

3つ目は「業務の見える化」についてです。普段の仕事において、「社員個人の業務状況」や「プロジェクト全体の進行状況を把握したい」などと思ったことはありませんか？見える化とは、上記事柄がシステムを通して把握される状態にあることを指します。

業務が見える化されることで、社員の成果が適切に評価がされているのか、プロジェクト自体に問題ないのかを視覚的に把握できるため、生産性向上とともに新たな問題の発見に繋がる可能性があります。

業務効率化ツールの紹介（タイプごと）

ここでは、各タイプごとに業務効率化ツールの紹介をします。

業務の自動化

業務の自動化に向けたRPAツールとしてまず紹介するのが、「WinActor」と呼ばれるツールです。こちらは日本のシステムメーカーで開発されたツールで、国内での知名度は高いです。

シナリオ作成が視覚的に理解出来る構造で、導入に向けたコンサルティングサービスを無料で受けられるため、初めて利用する方にとっても安心して導入することができます。

次に紹介するのが「UiPath StudioX」です。普段の業務において「単純作業を無くすためにRPAを導入したいけれど、プログラミングに苦手意識があって正直不安だ」と思っていませんか。このシステムでは機能を出来るだけ「シンプル」にして初心者でも扱えるように工夫されており、主に経理や人事といった事務職への適用にオススメです。

業務のデジタル化

ここではコミュニケーションツールとWeb会議ツールに絞って紹介します。

まず初めに紹介するのは、「Slack」と呼ばれるチャットツールです。「Slack」はアメリカで開発されたビジネス用のチャットツールです。スマホからの利用も可能でリマインダー機能も備わっているため、スケジュール管理機能としても役立てられるのが大きな特徴です。

他に代表的なツールとしては「Chatwork」と呼ばれる国産のチャットツールです。「Chatwork」にはタスク管理機能が備わっており、相手とチャットをしながらタスク作成管理が可能なのが魅力です。
次にWeb会議ツールについて2つ紹介します。まず1つ目が「Zoom」と呼ばれるアメリカで開発されたWeb会議ツールです。一番の特徴は通信の安定性が高いことです。

業務の自動化

業務の自動化に向けたRPAツールとしてまず紹介するのが、「WinActor」と呼ばれるツールです。こちらは日本のシステムメーカーで開発されたツールで、国内での知名度は高いです。

シナリオ作成が視覚的に理解出来る構造で、導入に向けたコンサルティングサービスを無料で受けられるため、初めて利用する方にとっても安心して導入することができます。

次に紹介するのが「UiPath StudioX」です。普段の業務において「単純作業を無くすためにRPAを導入したいけれど、プログラミングに苦手意識があって正直不安だ」と思っていませんか。このシステムでは機能を出来るだけ「シンプル」にして初心者でも扱えるように工夫されており、主に経理や人事といった事務職への適用にオススメです。

1度に使用するデータ通信料が少ないため、大人数の会議でも大きく乱れずに快適に通話ができます。また、招待リンクをクリックすればログインすることなく会議に参加可能なので、その手軽さも魅力の1つです。

次に紹介するのが「Google Meet」です。こちらはGoogleで開発されたビジネス向けのWeb会議ツールですが、何といってもGoogleサービスとの連携性が高いのが魅力です。

Googleアカウントがあれば、Googleカレンダー上で予定を簡単に共有できるほか、Googleアプリケーションの情報も手軽に共有可能です。また、他のWeb会議ツールのように専用のアプリをインストールする必要が無いのも特徴の1つです。

業務の見える化

ここでは代表としてタスク・プロジェクト管理ツールに着目し、代表的なツールを紹介していきます。まず初めに紹介するのは、「Trello」と呼ばれるクラウド型管理ツールです。

「Trello」の主な特徴は、「かんばん方式」でタスク管理していくところです。各タスクをカードとして管理し、フェーズごとに必要タスクを視覚的に捉えられるようになっています。

またTrelloにはいくつかプラグインが用意されており、工数集計やガントチャート作成など、用途に応じてカスタマイズ出来るのも魅力です。

最後に紹介するのは、「Backlog」と呼ばれる国産管理ツールです。純国産なので導入のハードルが低く、各担当部門ごとにプロジェクト管理が可能でリアルタイムに進行状況の共有が可能です。また、「ChatWork」や「Slack」などの外部サービスとの連携が可能なのも特徴です。

まとめ

目的ごとに業務効率化ツールについて紹介しました。今後導入するにあたり、会社もしくは個人として利用するための検討材料として参考となれば幸いです。