日々の業務を効率的に行っていくのに役に立つのが、業務効率化のITツールやアプリです。
業務の効率化を目指し、業務効率化ツールの導入を検討する人は少なくありません。目的を明らかにせず導入をしてしまうと、本来解決したかった課題が解消されないといった事態が起きてしまいます。
そこで今回は、無料でも使えるおすすめの業務効率化ツールを、それぞれの課題に合ったジャンル別にご紹介します。
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業務効率化ツールの選び方と選ぶ際の注意点
自社で何を解決したいのかを決める
業務効率化ツールは便利ですが、目的に合ったツールを選ばなくては、導入しても、課題の解消に繋がらないという事態を引き起こしてしまいます。ツールを複数試すのにも、情報の移行などで手間と時間がかかり、デメリットとなることもあります。事前に自社の課題を明確にして、課題解決に適したツールを選ぶことが肝心です。
どの業務に時間がかかってしまい非効率なのかを考えることで、どう効率化するのが良いのかを明確にする必要があります。。その上で、効率化した作業にマッチしたITツールを選びましょう。
自社の課題解決にマッチするかどうか確認する
業務効率化ツールを選ぶ時は、自社の課題を明確にしたあとに、導入するツールが課題を解消できるかを確認することが必要です。
例えば、「社内のコミュニケーションや情報溶融を効率化したい」という課題に対して表計算ツールを導入しても、自社の課題を解決する対策としてはミスマッチになってしまいます。検討するときは担当者の情報だけではなく、実際に課題を抱えている現場に関わる社員からの意見も持ち寄り、参考にしながら課題を解決できる業務効率化ツールを選ぶのも重要なポイントです。
誰でも簡単に使うことのできるツールを選ぶ
業務効率化のツールは数多くあり、使い方もシンプルなものから複雑なものなどツールによってさまざまです。せっかく費用をかけて導入しても、使うことができない社員がいれば社内で浸透は期待できないうえ、費用だけがかかり無駄なコストになってしまいます。
そのため、社内の社員が誰でも簡単に使えることを基準にツールを選択するのも、業務効率化をするうえで重視すべき点といえるでしょう。
無料でも使えるおすすめの業務効率化ツール3選
【チャットコミュニケーション】Chatwork
ChatWorkは無料でも使える、ビジネス向けの業務用チャットツールです。気軽にコミュニケーションがとれるため、、社内コミュニケーションの活性化や情報共有などに活用できるツールです。
タスク管理機能もあり各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理が可能です。自分のタスクだけではなく、他のメンバーのタスクまで見れるため全体の進捗状況が把握できるところがメリットです。
社内コミュニケーションはもちろん、社外のメンバーが関わっている仕事でも、情報共有をスムーズにおこなっていくのに役立てることができます。
また国際的なセキュリティ規格を取得しており、第三者機関のセキュリティ監査の実施などを通じて安全に情報管理ができます。
ChatWorkは無料で使用可能ですが、閲覧できるメッセージは直近40日いないに投稿された最新5,000件までという制限や、無料プランでの利用では7グループまでしか作れないというグループ数の制限もあります。
【タスク管理】Trello
Trelloは付箋を貼る感覚で直感的なタスク管理ができる、生産性向上のためのプロジェクト管理アプリです。
タスクを付箋のように並べて、｢するべきこと｣｢作業中｣｢完了｣などのステータス管理ができます。進捗状況ごとにドラッグ&ドロップでカードを動かせるので全体の進捗を視覚的に把握しやすいのが特徴のツールです。
無料プランでも利用できますが、プロジェクトが多くなると管理が複雑になるため、有料プランへの切り替えが必要になる場合もあります。
【テレビ会議】Zoom
Zoomは高音質・高画質が特徴で、インターネット上でビデオ通話ができる会議ツールです。データ通信量が少ないので通信環境に左右されず、動作が安定している点が特徴です。
使い方も簡単で紹介用URLをクリックするだけで会議に参加できるので、招待者以外のユーザーは会員登録をする必要がありません。
Zoomは無料でも使えますが無料プランの場合は、利用時間に制限があります。3人以上で利用する場合だと、時間制限が40分なので長時間の会議には向かないこともあります。
業務効率化ツールの選び方と注意点まとめ
さまざまな課題を解決してくれる便利な業務効率化ツールは、日々、新しいものが登場しています。業務効率化ツールを導入することで、生産性のアップが期待できます。しかし、自社の課題にマッチしたツールを選ばなければ、導入しても抱えていた課題が解決されません。
自社で解決したい課題を明確にし、社内の誰もが使える業務効率化ツールを選ぶことで、業務効率化に役立てていきましょう。
