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Excelで業務を効率化！
近年、業務の中でパソコンを使うことが増え、どんな職種にもパソコンのスキルが求められるようになりました。
そのため、貸出、プロジェクト、契約管理、管理しているプログラム、タスク管理、顧客管理、勤務管理、データ分析、統計資料、などさまざまな業務作業も全てパソコンでの管理になり、効率的に仕事の作業がしやすくなりました。
ただ顧客とのやりとりや社内での事務手続きなどは、フォーマットを作り従業員が活用している事が多く、Excelの機能自体を知らない人もいます。データや集計や記録で使う頻度が多いツールは、Excelを使えば効率的に作業が捗ります。
具合的に効率化を改善したい場合に見直したい点は、業務内容ごとの作業工程です。決まった作業を何度も繰り返す業務や、考える作業がなく誰でも出来る業務内容は工程を見直すことで作業効率の改善が望めます。
入力業務にスキルを必要としない、集計に時間がかかる作業は、膨大な時間が必要ですし、決まった作業を繰り返す事や入力する情報が多い作業には時間がかかってしまいます。手動で入力すると入力漏れや入力ミス、誤入力にも繋がります。
Excelを使用し、ツールを活用することで、事務作業の自動化や申請業務などの効率化も実現できます。
関数を使用しミス防止に
Excelには関数を使用することで自動的に、計算、集計、処理してくれる機能があります。膨大なデータを入力する手作業だと時間がかかる作業も数秒で完了します。
関数を使いこなせば、手動による入力や集計が必要なくなり効率的にこなせます。手作業で行っていた集計作業も、Excelが代わりに合計値など全て計算してくれます。
複数の操作を同時に行ったり、同じ作業を行ったりすることも可能なので、パソコンのスキルがあると効率よく仕事ができます。
Excelの機能を活用できればより複雑な作業や動作も自動化させる事ができます。
リモートにも対応し、誰でも働きやすい環境へ
リモートワークの普及によって、従業員は外出先や自宅からでも申請、承認作業が出来る為、業務の大幅な効率化が期待できます。
Excelはリモートワークにも対応させたい場合も常に可能となります。ただツールによっては作り直しが発生し、逆に非効率になってしまうこともあるので注意が必要です。
業務上Excelを利用する際の課題は、保存先が一貫していない、データによってフォーマットが違う、同時保存ができない、マニュアルが特にない、データの容量に限界がある事です。
保存先の管理が個々に任されていると、ファイルがどこにあるのかわからなくなってしまったり、ファイルによって保存方法が違うためにお互いに必要なファイルがどこにあるのかわからなくなってしまったりします。同じようなデータを取り扱っているにも関わらず、シートの名前が違う場合もあります。
他に、Excelは複数人で同時保存ができない為、誰かが使っている時には順番を待たなければならない場合があります。この場合、スプレッドシートのような同時編集や保存が出来るサービスを利用する事で解決できます。
Excelは企業によってはマニュアルがあるものの、使い方のマニュアルは特にありません。効率化のためのデータ入力や計算方法はありますが、マニュアルがない場合は作成した本人以外はうまく使えない可能性があります。
作成した本人に聞くことができればいいですが、異動や退職によって聞くことができず、結局誰も使う事ができず、使えないという場合もあります。
尚、Excelファイルには保存出来るデータの上限があり、１つのファイルに詰め込みすぎたり、容量が重いと保存できなかったりします。ある程度ファイルを分けるなどしたほうが良いでしょう。
ツールの使用で、業務を効率化できるポイントがあります。それはファイル名を変更し、表記を検索しやすくする事です。他にはデータベースをマニュアル化したりすることも、業務の効率化の方法としてかなりいいです。
Excelやツールを使いこなすための操作を習得することも、従業員の作業時間を短縮させます。従業員が幅広くスキルを身につけ、データをよりよく活用できるスキルを身につけることで、より多くの従業員がビジネスシーンで活躍出来るようになります。
ビジネススキルは実際にスキルが身についているか成長しているのかわかりにくいです。そのため従業員には、研修が必要です。研修を実施するにあたり重要なことは、研修前と研修後のデータもきちんととることです。
研修は研修成果を測りやすく、従業員は多くのスキルを学べることで、実績も上がり、自信がつきます。モチベーションも上がりExcelの苦労も減るはずです。
尚、業務を効率化するために知っておきたい方法として、ショートカットを覚える、マクロを覚える、ツールを覚える事です。ショートカットは1度に削減出来る時間は少ないですが、使いこなせるようになれば時間短縮になります。マクロは、複数の操作を記録し再現出来る機能で、繰り返し処理が多い場合に効果を発揮します。
このように関数やマクロを使って自動化にしてしまえば、効率が大幅に上がります。データの計算式を覚えてしまえば、素早く正確に業務が行えます。全てをデータ化すると、データも埋もれる事なく、データを見える化できます。また、プログラミングをすれば自動で同じことを繰り返したりできます。具体的に見直していくと改善されます。
