Excel を使用する業務効率化ツールについて解説

Excelとは、Microsoft（マイクロソフト）が開発・販売している表計算ソフトです。

現在、多くの企業で計算や数値の管理などの際に、Excelを使用していると思います。

しかし、Excelでの作業にはさまざまな課題があります。

今回は、Excelを使用する業務効率化ツールについて解説します。

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Excelを使用する業務の課題

Excelを使用する業務には、下記のような課題があります。

繰り返し作業が多い

Excelで数値などを管理する際、あらかじめ作られたフォーマットに入力する方も多いと思います。

毎回、決まった手順で決まった操作を行う必要があり、入力する項目が多くなるほど繰り返し作業が発生します。

繰り返し作業が発生すると、入力ミスや入力場所の間違いといった人為的ミスが発生しやすくなる点は課題であると言えます。

生産性が低く、誰でもできる作業が多い

Excelは数値を入力し、計算やグラフ化などを行うツールであり、Excelが何かを考え、行動してくれるというわけではありません。

また、Excelを使用するために必要な資格はないことから、誰でも入力することができます。

上記より、生産性が低く、誰でもできるような作業が多くある点は課題であると言えます。

多くの時間を要する作業が多い

Excelの注意点として、データ間の連携が難しい点が挙げられます。

同じフォーマットで作成したシート同士でも、入力形式やルールが異なっている場合、再入力したり新しいフォーマットを用意したりする必要があります。

また、データ入力を手作業で行なっている場合、入力ミスや確認作業が必要です。

このように、Excelへの入力作業には多くの時間を要してしまうことも、課題のひとつであると言えます。

Excel作業の効率改善方法

こちらでは、Excel作業の効率改善方法をご紹介します。

ショートカット

Excelには、入力を簡素化したり、作業効率を改善できたりするショートカットが複数あります。

下記、ショートカットの一例です。

• コピー ：Ctrl+C
• ペースト ：Ctrl+V
• 切り取り ：Ctrl+X
• 1つ前の操作に戻る ：Ctrl+Z
• 拡大・縮小 ：Ctrl+マウスホイール

上記以外にも、さまざまなショートカットがあるため、時間がかかっている作業を改善できるものを探してみてはいかがでしょうか。

関数

先述の通り、Excelは表計算ツールであるため、「関数」と呼ばれる数式をセル内に入力することで、さまざまな計算を行うことができます。

下記、使用頻度が高い数式の一例です。

• SUM関数 ：指定範囲内の数値の合計値を返します
• AVERAGE関数 ：指定範囲内の数値の平均値を返します
• IF関数 ：設定した論理式に従い、数値を返します
• VLOOKUP関数 ：指定範囲内で、設定した条件に合うデータを返します
• COUNT関数 ：数値を含むセルの個数、および引数リストに含まれる数値の個数をカウントします

マクロ

マクロとは、データ入力や書式の変更といった一連の作業を1つにまとめ、Excel内に保存することで、次回以降その作業を再現できる機能です。

そのため、マクロを使用することで、Excelへの入力作業を大幅に改善することができます。
また、マクロは作業を実行するボタンを設置することができるため、さらなる作業時間短縮が期待できます。

Excelを使用する業務改善ツール

先述したExcel作業の効率改善方法は、Excelへの入力作業を改善する方法でした。

こちらでは、Excelの入力作業そのものを改善することができるツールをご紹介します。

VBA

VBA（Visual Basic for Applications）とは、Microsoftが開発したプログラミング言語であるVisual Basicを、ExcelやWordといったアプリケーションに搭載したものです。

先述したマクロはExcel内での操作を記録するものですが、VBAはExcel以外のアプリケーションやソフトと連携することができる点が異なります。

外部から取り込んだデータをExcel内に記載し、自動で保存するといったことが可能なため、入力作業自体をなくすことができます。

RPA

RPA（Robotics Process Automation）はデータ入力などの作業をロボットに代行してもらい、自動化させることを指します。
VBAはプログラミングの知識が必要ですが、RPAはソフトウェアを利用することで、プログラムを入力することなく誰でも使うことができます。

Python

Pythonはプログラミング言語のひとつで、さまざまな作業を実行できることから、使用頻度が高い傾向にあります。
たとえば、Pythonを使用することで画像認識システムやアプリケーション、AI（人工知能）の開発といったことが可能です。
プログラムを作成するためにはエンジニアが必要ですが、先述したVBAやRPAではできなかったことも実行できるため、高い汎用性を持つ点が特徴です。

まとめ

今回は、Excelを使用する業務効率ツールについてご紹介しました。

Excelへの入力作業には繰り返しや生産性が低いもの、多くの時間を要するものがあります。

これらはショートカットや関数、マクロを使用して改善することができます。

しかし、上記は効率良く入力するために必要なものであるため、VBAやRPA、Pythonといった業務改善ツールを導入することで、入力作業そのものを無くし、業務を効率化することができます。

入力作業が不要になったあとは、Excelではできない、収益を増やす作業に時間を充当しましょう。